Standardizzare la gestione delle scorte di farmaci di classe A erogabili ai pazienti in dimissione ospedaliera presso la nuova Farmacia delle Dimissioni di un Presidio Ospedaliero Pugliese.

Il 28/05/24 un Presidio Ospedaliero (PO) ASL Regione Puglia ha inaugurato la nuova Farmacia Ospedaliera delle Dimissioni. Obiettivi: migliorare la continuità delle cure e gli esiti clinici, favorire il counselling al paziente, garantire la verifica dell’appropriatezza terapeutica da parte del Farmacista Ospedaliero con ottimizzazione della spesa. Le criticità da dover affrontare sono: farmaci dislocati in due diverse sedi, spazi limitati, pericolo di rotture di stock. Si rende dunque necessaria un’organizzazione sistematica per la gestione delle scorte.

Dal Software Gestionale Aziendale si è estrapolato un file relativo agli scarichi effettuati presso il PO di riferimento, ai centri di costo (CdC) dei Distretti Socio Sanitari (DSS) ASL, periodo 01/01/23-31/12/23. Si sono poi selezionati tutti i prodotti di fascia A scaricati a CdC DSS, erogati alle dimissioni. Per ciascun prodotto si sono analizzati i consumi 2023 in modo tale da definire la scorta minima, calcolata come la quantità media erogabile in una settimana; la scorta massima, calcolata come la quantità media erogabile in un mese; la quantità di riordino, calcolata come differenza. Si sono quindi organizzate le scorte di farmaci presso la nuova Farmacia delle Dimissioni.

Nel PO si sono riscontrati 199 farmaci di fascia A erogabili alle dimissioni. Presso la nuova Farmacia sono adibiti allo stoccaggio 21 cassetti e 1 frigo. I farmaci sono disposti in ordine alfabetico, secondo il metodo first in, first out per garantirne la rotazione. Le quantità sono stabilite sulla base della scorta massima calcolata. L’approvvigionamento avviene due volte a settimana, nei giorni prestabiliti, lunedì e giovedì. La scorta minima deve essere sempre garantita. Per la gestione del ripristino delle scorte si è adottato uno strumento di visual management: i cartellini Kanban, su cui sono riportati: codice identificativo, nome commerciale, forma farmaceutica, confezionamento, scorta minima, scorta massima, quantità di riordino.

L’apertura della nuova Farmacia delle Dimissioni ha rappresentato una sfida importante. Obiettivo finale la standardizzazione dei processi. I cartellini Kanban consentono di rilevare a “colpo d’occhio” il raggiungimento della scorta minima e di organizzare il ripristino dello stock. Vengono così garantite le scorte di sicurezza dei farmaci ad alto turnover, per soddisfare la domanda di prescrizioni alle dimissioni, evitando invece elevate giacenze di farmaci poco movimentati sottratti all’impiego presso i reparti, che potrebbero andare incontro a scadenza. Tuttavia la standardizzazione di un processo è in continuo divenire e il servizio potrà essere garantito anche in futuro solo mediante un continuo monitoraggio e follow up.